Innowacje w Gminie Hażlach

„Portal Informacji Finansowo - Podatkowej Gminy Hażlach” to projekt, który był realizowany przez Gminę Hażlach dzięki dofinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 2.2 „Rozwój elektronicznych usług publicznych”, Priorytet II „Społeczeństwo informacyjne” Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007 – 2013.
Jego głównym celem było zwiększenie liczby oraz zakresu usług publicznych świadczonych w regionie drogą elektroniczną, a w szczególności:

• zapewnienie mieszkańcom Gminy Hażlach, przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą na tym obszarze, a także osobom czasowo przebywającym na terenie Gminy szerokiego dostępu do usług publicznych, świadczonych przez urząd drogą elektroniczną,
• podniesienie jakości oraz obniżenie kosztów usług publicznych świadczonych przez Urząd Gminy Hażlach,
• zwiększenie komfortu oraz skrócenie czasu obsługi interesantów zgłaszających się do urzędu,
• zwiększenie stopnia wykorzystywania technologii informatycznych przez mieszkańców regionu.

Przedmiotem inwestycji było wdrożenie w Urzędzie Gminy Hażlach innowacyjnego systemu informatycznego, zapewniającego możliwość świadczenia elektronicznych usług publicznych. W ramach projektu Gminie dostarczone zostały następujące systemy:

1. portal eUrząd(w zakresie podatków i opłat lokalnych dla przedsiębiorców i mieszkańców) umożliwiający m.in.: podgląd zobowiązań podatkowych wobec gminy, zaległości, danych dodatkowych dotyczących danej nieruchomości lub przedmiotu opodatkowania, a także dokonywanie wybranych płatności w sposób całkowicie elektroniczny - jak w sklepie internetowym;
2. portal konsultacji społecznych umożliwiający konsultacje online z mieszkańcami, m. in. poprzez dyskusje na forum użytkowników, a także poprzez tworzenie i analizę wcześniej zdefiniowanych i wypełnionych ankiet;
3. portal prezentujący dane pochodzące z systemów dochodowych i ewidencyjnych na geoportalu gminy (system GIS), dzięki któremu inwestorzy mogą przeanalizować na mapie grunty stanowiące mienie gminy z możliwością sprzedaży lub inwestycji czy też nieruchomości przeznaczone pod inwestycje.

Istotnym elementem projektu było dostarczenie Gminie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami wraz z centralnym repozytorium dokumentów dla systemów dziedzinowych. System ten pozwala objąć urząd, wraz z całą sferą dokumentów pochodzących z systemów dziedzinowych, jednolitym systemem obiegu dokumentów. Dzięki temu możliwe jest procedowanie spraw w sposób w pełni elektroniczny z uwzględnieniem możliwości obsługi formularzy pochodzących z platform ePUAP czy SEKAP złożonych przez interesantów urzędu. Dzięki wprowadzeniu tego systemu, urząd jest gotowy na wprowadzenie w pełni elektronicznego obiegu dokumentów (EZD). Co więcej – poprzez portal eUrząd mieszkańcy mają możliwość podglądu stanu realizacji swojej sprawy, a także wykazu przesłanej czy otrzymanej korespondencji i dokumentów.

W ramach projektu zostały także dostarczone lub uzupełnione systemy dziedzinowe działające wewnątrz urzędu, obsługujące sferę podatków i opłat lokalnych. Ze względu na to, że dzięki platformie eUrząd instytucja, jaką jest Gmina, stała się bardziej otwarta i transparentna dla interesantów, niezwykle istotną kwestią było zwiększenie efektywności obsługi spraw wewnątrz urzędu. Potrzebne było więc wprowadzenie nowych rozwiązań w zakresie opłat lokalnych oraz uzupełnienie systemów w zakresie podatków lokalnych. Ich funkcjonalność poszerzona została o obsługę płatności masowych oraz współpracę z innymi elementami zintegrowanego pakietu oprogramowania w zakresie automatyzacji przesyłanych informacji.

Kolejnym elementem projektu było wdrożenie systemów ewidencyjnych dotyczących mienia gminy, zwrotu podatku akcyzowego czy koncesji na sprzedaż alkoholu. Systemy te, oprócz obsługi danego zagadnienia wewnątrz urzędu, pozwalają na prezentację w eUrzędzie informacji w zakresie danych ewidencyjnych czy finansowych dla konkretnego interesanta.

Dla decydentów w Gminie zostały dostarczone dwa portale informacyjno-analityczne:

• system informacji przestrzennej (GIS), w którym istnieje możliwość analizy danych pochodzących z systemów dochodowych i ewidencyjnych na podkładzie mapy czy zdjęcia lotniczego. Dzięki temu rozwiązaniu, po umieszczeniu danych w konkretnym miejscu na mapie, można uzyskać szereg przydatnych analiz dotyczących m.in. inwestycji w gminie, punktów sprzedaży alkoholu, „białych plam” z ewidencji podatkowej czy innych danych mających atrybut przestrzenny;
• system raportowania i analiz (LIDER), który pozwala monitorować realizację i przebieg głównych procesów zachodzących w urzędzie. Za pomocą tego intuicyjnego narzędzia możliwe jest m.in. śledzenie terminowości realizacji spraw przez poszczególne wydziały urzędu, monitorowanie ściągalności opłat czy też tworzenie dowolnych przekrojowych czy jednostkowych zestawień danych przechowywanych w systemach urzędu.

Oprócz oprogramowania, Gminie dostarczono także sprzęt, serwery, urządzenia peryferyjne, komputery, agregat prądotwórczy, a także dokonano niezbędnej adaptacji pomieszczeń serwerowni.

Realizacja projektu wpłynęła na podniesienie potencjału technologicznego przy świadczeniu usług przez Urząd Gminy Hażlach. Wdrożone w urzędzie nowoczesne technologie pozwoliły zreorganizować współpracę różnych instytucji publicznych, które od teraz będą mogły w swojej pracy wykorzystywać informacje pozyskane, np. dzięki systemowi informacji przestrzennej. Zdobyta przez urzędników wiedza przełoży się z kolei na usprawnienie obsługi klientów, co pozwoli zredukować czas zakończenia danej sprawy.

Docelowo, realizacja projektu wpłynie korzystnie na stymulowanie dynamicznego rozwoju, przy wzmocnieniu spójności społecznej, gospodarczej i przestrzennej regionu. Ułatwienie i przyspieszenie licznych procesów, związanych z obsługą mieszkańców oraz podmiotów gospodarczych prowadzących działalność w Gminie, a także redukcja kosztów, ponoszonych przez mieszkańców oraz przedsiębiorców w kontaktach z urzędem przełoży się na ożywienie gospodarcze w gminie. Projekt przyczyni się również do promocji Gminy jako innowacyjnej jednostki, zapewniającej mieszkańcom swojego obszaru dostęp do nowoczesnych technologii, ułatwiających codzienne kontakty z Urzędem.

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013.

© Rekord SI

Deklaracja dostępności